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Art. 5 Comunicazione e fruizione


Art. 5
((Comunicazione e fruizione))
((1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilita' delle fonti.
2. L´archivista promuove il piu' largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l´attivita' di ricerca e di informazione nonche' il reperimento delle fonti.
3. L´archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perche' esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura interessata sottoscrive una apposita convenzione per concordare le modalita' di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento)).



Codice Privacy 2020

TITOLO IV DISPOSIZIONI MODIFICATIVE, ABROGATIVE, TRANSITORIE E FINALI

 CAPO II DISPOSIZIONI GENERALI PER GLI ARCHIVISTI E LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI



Art. 3Disposizioni generali
Art. 4Conservazione e tutela
Art. 5Comunicazione e fruizione
Art. 6Impegno di riservatezza
Art. 7Esercizio dei diritti
Art. 8Fonti orali


 ^  Art. 3 Disposizioni generali

Art. 3
((Disposizioni generali))
((1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i regolamenti, le modalita' piu' opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita' delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto nel Capo III "Consultabilita' dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza", artt. da 122-127 del decreto legislativo n. 42 del 2004 e agli artt. da 101-103 del Codice.
3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si attengono ai doveri di lealta', correttezza, imparzialita', onesta' e diligenza propri dell´esercizio della professione e della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attivita' amministrativa.
4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di trattamenti)).


 ^  Art. 4 Conservazione e tutela

Art. 4
((Conservazione e tutela))
((1. Gli archivisti si impegnano a:
a) favorire il recupero, l´acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformita' con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l´aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche;
b) tutelare l´integrita' degli archivi e l´autenticita' dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
c) salvaguardare la conformita' delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
d) sviluppare misure idonee a prevenire l´eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti e adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati)).


 ^  Art. 5 Comunicazione e fruizione

Art. 5
((Comunicazione e fruizione))
((1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilita' delle fonti.
2. L´archivista promuove il piu' largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l´attivita' di ricerca e di informazione nonche' il reperimento delle fonti.
3. L´archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perche' esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura interessata sottoscrive una apposita convenzione per concordare le modalita' di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento)).


 ^  Art. 6 Impegno di riservatezza

Art. 6
((Impegno di riservatezza))
((1. Gli archivisti si impegnano a:
a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attivita' anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l´archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attivita' professionale, e' soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell´esercizio delle proprie attivita'.
2. L´archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria attivita')).


 ^  Art. 7 Esercizio dei diritti

Art. 7
((Esercizio dei diritti))
((1. L´archivista favorisce l´esercizio del diritto degli interessati alla rettifica o all´integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalita' che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell´applicazione dell'art. 15 RGPD, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un´ampia serie di dati o documenti, l´archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, concernente persone decedute ai sensi dell'art. 2-terdecies del Codice, da parte di chi vi abbia interesse proprio o agisce a tutela dell'interessato, in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell´interesse e' valutata anche in riferimento al tempo trascorso)).


 ^  Art. 8 Fonti orali

Art. 8
((Fonti orali))
((1. In caso di trattamento di fonti orali, e' necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all´autore dell´intervista una dichiarazione scritta dell´avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell´intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati)).


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