Art. 2. Codice Privacy 2020

((Modalita' di trattamento))

((1. L'avvocato organizza il trattamento anche non automatizzato dei dati personali secondo le modalita' che risultino piu' adeguate, caso per caso, a favorire in concreto l'effettivo rispetto dei diritti, delle liberta' e della dignita' degli interessati, applicando i principi di finalita', proporzionalita' e minimizzazione dei dati sulla base di un'attenta valutazione sostanziale e non formalistica delle garanzie previste, nonche' di un'analisi della quantita' e qualita' delle informazioni che utilizza e dei possibili rischi.

2. Le decisioni relativamente a quanto previsto dal comma 1 sono adottate dal titolare del trattamento il quale resta individuato, a seconda dei casi, in:

a) un singolo professionista;

b) una pluralita' di professionisti, codifensori della medesima parte assistita o che, anche al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati a concorrere all'opera professionale quali consulenti o domiciliatari;

c) un'associazione tra professionisti o una societa' di professionisti.

3. Nel quadro delle adeguate istruzioni da impartire per iscritto alle persone autorizzate ad al trattamento dei dati, sono formulate concrete indicazioni in ordine alle modalita' che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualita' di autonomo titolare del trattamento, nonche' di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa.

4. Specifica attenzione e' prestata all'adozione di idonee cautele per prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di:

a) acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialita' o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;

b) scambio di corrispondenza, specie per via telematica;

c) esercizio contiguo di attivita' autonome all'interno di uno studio;

d) utilizzo di dati di cui e' dubbio l'impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;

e) utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ivi comprese registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);

f) custodia di materiale documentato, ma non utilizzato in un procedimento e ricerche su banche dati a uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici dello stesso titolare del trattamento situati altrove;

g) acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli;

h) conservazione di atti relativi ad affari definiti.

5. Se i dati sono trattati per esercitare il diritto di difesa in sede giurisdizionale, cio' puo' avvenire anche prima della pendenza di un procedimento, sempreche' i dati medesimi risultino strettamente funzionali all'esercizio del diritto di difesa, in conformita' ai principi di liceita', proporzionalita' e minimizzazione dei dati rispetto alle finalita' difensive (art. 5 del regolamento UE 2016/679).

6. Sono utilizzati lecitamente e secondo correttezza secondo i medesimi principi di cui all'art. 5 del regolamento (UE) 2016/679:

a) i dati personali contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nonche' in banche di dati, archivi ed elenchi, ivi compresi gli atti dello stato civile, dai quali possono essere estratte lecitamente informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi;

b) atti, annotazioni, dichiarazioni e informazioni acquisite nell'ambito di indagini difensive, in particolare ai sensi degli articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater del codice di procedura penale, evitando l'ingiustificato rilascio di copie eventualmente richieste. Se per effetto di un conferimento accidentale, anche in sede di acquisizione di dichiarazioni e informazioni ai sensi dei medesimi articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater, sono raccolti dati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalita' difensive, tali dati, qualora non possano essere estrapolati o distrutti, formano un unico contesto, unitariamente agli altri dati raccolti)).